Je me souviens de la première fois où j’ai dû faire un rapport annuel d’activités. J’étais coordonnatrice d’un tout petit organisme qui venait de renaitre de ses cendres après des années fort difficiles et personne autour de moi ne pouvait m’aider à répondre à la très existentielle question « Kessé ça un rapport annuel d’activités? » et encore moins au tout aussi angoissant « Comment je fais ça? » 

Les années sont passées et mon équipe et moi avons maintenant pas mal de rapports annuels derrière la cravate. Sans dire que j’ai développé une passion pour la création de ceux-ci, je peux tout de même affirmer que j’ai pas mal pogné la twist et que j’ai développé des trucs pour m’éviter des cauchemars les veilles d’assemblée générale.

J’ai donc eu envie de vous faire profiter de mes années de souffrance en vous livrant les 6 questions essentielles à se poser pour créer un rapport annuel sans douleur.

1. Pour qui le fait-on?

Est-ce que votre rapport d’activités sert uniquement à contenter vos bailleurs de fonds? Si oui, et selon lesdits bailleurs de fonds, il est possible qu’une mise en page sur Word faite par un membre de l’équipe soit amplement suffisante. Par contre, si vous l’utilisez comme outil promotionnel tout au long de l’année (ce que je vous suggère), il peut vraiment être rentable d’en faire faire la mise en page par une équipe professionnelle. Un rapport esthétiquement intéressant, avec des couleurs, des graphiques et des photos représentant l’organisme sera une belle vitrine des réalisations de votre organisme.

2. Qu’est-ce qu’on y met?

Voulez-vous garder le modèle de l’an dernier ou plutôt repenser entièrement les différentes sections? Y a-t-il des éléments essentiels exigés par vos bailleurs de fonds ou, au contraire, des éléments superflus que vous pourriez supprimer pour alléger le document? Dresser la table des matières du rapport vous permettra de définir ce qui s’y trouvera de façon simple.

3. Qui fait quoi?

À côté de chacune des lignes de la table des matières, écrivez le nom de la personne responsable de récolter l’information ou de rédiger le texte. N’attendez pas à la dernière minute pour déterminer qui fera la liste des bénévoles ou qui se chargera de présenter les actions de concertation. Pensez aussi aux photographies et autres images qui illustreront le rapport. Est-ce que chaque personne fournit l’iconographie nécessaire à sa section ou si une seule personne est chargée de cet élément particulier?

4. Pour quand en a-t-on besoin?

Nous le savons, les membres de votre équipe sont probablement déjà débordés et la rédaction du rapport d’activités s’ajoutera à leurs tâches quotidiennes. Afin d’éviter de tout recevoir en retard, décidez dès maintenant de la date de tombée où tout le monde devra vous avoir remis sa part. Selon que vous déléguiez ou non la révision et la mise en page à une agence externe comme la nôtre, prévoyez plus ou moins de temps d’ici la remise. N’oubliez pas le temps d’impression! Et pensez aussi que votre direction voudra probablement lire le contenu du rapport avant de rédiger son mot de présentation qui figurera dans les premières pages du rapport. Prévoyez ce délai dans votre calendrier.

Petite astuce : laissez-vous une semaine de jeu entre la date réelle où vous voulez recevoir les documents et la date que vous indiquez à votre équipe. Ainsi, les habituels retardataires ne vous placeront pas en situation de stress inutile

   5. Qui le corrigera?

À quoi bon mettre autant d’énergie sur un document si c’est pour qu’on y trouve des erreurs à chaque page? Si vous n’avez pas de ressource efficace au sein de votre organisme, faites appel à nos services de révision afin de vous assurer de la qualité et de l’uniformité de votre document.

6. Veut-on imprimer ou non notre rapport?

Papier, numérique ou les deux? N'attendez pas trop avant de choisir le format désiré pour votre rapport annuel. Cela influencera la mise en page, l'intégration des liens URL et l'échéancier de production. Un rapport en ligne offre plus de possibilités de mise en page, mais un rapport imprimé devient un outil promotionnel complet s'il est bien fait. La décision doit être prise en fonction de votre public cible et de vos habitudes promotionnelles. 

Et voilà! Après, il ne restera plus qu’à rassembler le travail de tout le monde, réviser le texte, en faire la mise en page et envoyer ça en impression. Vous n’avez pas le temps de faire tout ça? C’est justement pour vous aider avec ce genre de mandat que j’ai créé l’Agence communautaire!  Réservez nos services Contactez-nous pour en savoir plus!